［2010年8月］仕事をコントロールする手帳。２回目の視覚症状再燃。
2010年8月13日20:16
うーん
２か月、何も書いていなかったみたいだ。ここまで何も書かないのも珍しいな。仕事が終わって帰るのが夜中で、書く体力と気力がないのもある。それにしても、書きたいと思わなかったのはなぜだろう。書くことがなかった？外に目が向いていなかったのか。しばらく間を空けてから書くと、何を書くのかな。細胞は全部新しいのに更新されているから、全然違うことを書いたりしてね。
2010年8月17日0:32
手帳の仕組みをもう一度考えた
再び手帳について考えた。今まで何度も同じことをしているけれど、やっぱり、しっくりくる方法を探したい。
今使っている手帳は３冊で、①スケジューラー（カレンダーとプロジェクト欄の蛇腹の長いもの）、②毎日のToDoリストを書くもの＝職場の置き手帳（A５の１日１ページの手帳）、③仕事以外のことを書く手帳（革の表紙の方眼の小さい手帳）。
①は、俯瞰するのには良いが、年間単位の計画を練ったりアイデアを整理するのには不向き。これを②で行うには、ページのレイアウトが合わない。それと、空き時間で計画やアイデアを書き出して整理するので、置き手帳だと都合が悪い。③には仕事のことは書きたくない。その他、仕事をしていると次々と増えるのが、内外の会議や打ち合わせの記録・メモ類。今は、これを方眼のプロジェクトペーパーに書いて、案件別のフォルダに入れている。このメモはものすごい量で増えるので、綴じノートに書くと、すぐにノートがなくなる上に、単なるメモと、重要なアイデアや計画が混在することになる。だから、メモは、今のように外していきたい。大切なことだけが書いてあり、持ち歩けるようにしたい。
今の課題の１つ目は、ちゃんと機能を分離して、大切なものだけを意識したいということ。それと、計画→スケジューラー→ToDoという自分へのインプットの流れを作りたい。そして、日々の仕事や会議等に参加する中から必要な要素だけを残しておきたい。不要な物は切り捨てたい。つまりは、案件の要約とインデックスと生み出すためのアウトプットの場が欲しい。
もう一つの問題は、紙の大きさ。自分の書く文字の大きさと思考の展開を考えると、A５の紙は、横使いにしても本当は小さい。もっと考えると、手帳に書く文字が大きいのと、字が汚いのが問題なのかもしれない。
こんなことから結局、
①計画用・発想用にA５の薄手の綴じノート
②スケジューラー
③ToDoノート＝置き手帳
④A5のシステム手帳用紙
⑤仕事以外
⑥要約とインデックス
という分け方にして、①と④を一冊のカバーでまとめた。
⑥要約とインデックスは③に書くようにする。
それと、字の練習を始めた。やり始めてみると、間違った書き順だけでなく、点画の書き方から払い、筆圧まで相当自己流であったことがわかる。これを矯正するのは大変かもしれないが、とりあえずしばらくやってみる。
2010年8月17月0:43
環八雲
「環八雲」というのがあるらしい。そのニュースを見て、環八に車がたくさん走っていて気温が上がるから、上昇気流で雲ができるのかな、と思った。実際は、もっと大きな空気の流れのようだ。東京の気温が上昇する。そうすると、空気が上に流れるので、地上付近の気圧は陰圧になる。そこで、東京湾（京浜の方）と相模湾の方から空気が流れ込むことになる。それが湿度の高い空気らしい。空気の流れが環八上空で、道路の温度上昇もあって上昇気流となり、また、環八の塵や粉じんを核にして、雲ができるらしい。その雲は、環八の上を、都内の路線上空に環状に流れる。時々、海の匂いがする風が吹いている気がしていたが、本当に海から風が流れ込んでいるのだった。それと多分、環八から少し内陸にある私の住んでいる地域は、清掃工場を含む巨大なコンクリートの塊の団地があることもあって、それと多分、二つの海からの風の流れがぶつかるところなのではないかと思うのだが（内陸の冷たい風の合流点でもあるかもしれない）、もっと大きな上昇気流を作る。だから、今日は最高気温３８度を更新したし、時々豪雨が降るのだろう。自然の気流の流れのダイナミクスは想像を超えているのが嬉しいが、あんまりキレイな雲ではないのが残念だ。
2010年8月17日0:47
お盆休みと分析
世の中は、先週半ばからは、お盆休みな様子。朝の通勤電車で座れることもあるし、街中の人が少ない。静かでのんびりしている。私の仕事は休みなく動いているが、世間の仕組みと連動している仕事なので、電話が減り、外出機会も幾分減る。ただ、その雰囲気に流されていると、明確な数値目標が設定された事業だけに、秋以降に取り返しのつかないことになる。だから、今は虎視眈々と、次のチャンスをうかがう時期。それで、都内全域のニーズ分析をしている。どんな結果が出るのか全くわからずに、単調な作業に時々くじけそうになりながらも、気持ちを取り直して大きな一覧表を作っている。
2010年8月17日8:35
接近
朝の通勤電車で、車内にいたのに、腕にアゲハ蝶がとまった。仕方なく、電車を降りて空中に放った。何日か前の夜には、都会なのに、自転車でゆっくり走る私の前を、タヌキがゆっくりと横切っていった。どっちも、すごい確率の接近。
2010年8月20日0:45
手帳の仕組みの経過
数日前の結論
①計画用・発想用にA５の薄手の綴じノート
④A5のシステム手帳用紙
②スケジューラー
③ToDoノート＝置き手帳
⑥要約とインデックス
⑤仕事以外
この４つに分けた。やってみると⑥は外回りも多く、必要な時に書いてしまいたいことが多い。また、持ち歩いて眺めることも多い。それで、１週間見開きの罫線の入ったA5ノートにしてやってみるが、日によって量の差が大きく、一日の欄に収まらない。一日枠が狭いことが、気持ちの上で圧迫感になる。それで、一日やってみてすぐにそのノートを中止して、方眼のA5のノートに変えた。これは自由度が高くて良いみたいだった。
それと、方眼のノートを、たまたま右ページを空けて書いていたのだが、空白の右ページに、後で追加や展開を書くようにすると、更に書いたことが活きるのと、ニュアンスが書ける。この方眼に、計画や発想も書くことにして、しばらくやってみる。
ニュアンスというのは、私の一日は朝通勤電車でアゲハ蝶が腕にとまったのも、ものすごい日ざしの中でアゴから汗がぽたぽた落ちていたのも含めて、全部が私の一日の時間の流れであり、仕事上「必要」と考えられる項目のみを抽出して、果たしてそこから何かが生まれるのか、という漠然とした疑問。それから、メモを箇条書きにしたり転記することで、ニュアンスがどうして死んでしまうのか、これを生かす方法はないのか。更に、残すべき項目は、仕事のリストではなく、たとえば「今、世間が休みで町が静かな雰囲気な中で、秋に向けてジリジリと前に進んでおく必要がある」という記載の中の「ジリジリと」のニュアンスとか、「派遣する人の感情的な態度に対して、職員が逃げ腰になっていて、その中でミスをしていないか」というような、ムードを含めたもの。そこに大切なものがあって、もっとつきつめて、気づかなければいけないことがあるのではないかと思うが、それは、メモとしては残されることがないようなこと。それを書きと止める方法はないのか。
そんな漠然としたいくつかの疑問から考える方法。
2010年8月22日1:01
手帳（アウトプット部分）
手帳の中で肝心なところというのは、たぶん、長期のビジョンを描くこと（それも自分との関連性で）と、日々の中からアウトプットすること、なのかなと思う。
で、アウトプットというのをやってみている。その方法は、A5の方眼のノートの見開き左側ページに、その日の出来事で気になる部分や大切と思うこと、気づいたこと等を、量を決めずに書く。大体１０行以内くらい。少ない日で５行くらいになる。書く題材は、主観的を心がける。それと、単語を並べた箇条書きではなくて、できるだけ文章で書く。その方が、後で読んでわかるから。その後で、自分の中で引っかかる言葉やキーになる言葉に、４色ボールペンで線を引く。たいてい、一日の中で３つくらいに線が引かれる。今は使っている色はおもに緑。元々、緑のペンは自分のイメージを喚起することや考えることに使っていた色。他ストレス要因（ストレッサー）には赤を入れるようにしてみている。
このようにすると、実際の行為、メモ書き、線引きで３回なぞることになる。その後、右のページに、好き勝手にメモをつぶやいている。左ページと関連したこともあるし、全く無関係なこともある。こちらのページは、消したり書いたり図に直したりすることもあるのでシャーペンで書いている。こちらの方が気軽な気持ちで書いているかも。
2010年8月23日0:15『「結果を出す人」はノートに何を書いているのか』
最近流行った有名な本。読んだ。ノートの使い方について、著者が試行錯誤して行きついた方法が紹介されている本。何冊も同じような本を読んだけれど、人のやり方はあまり参考にならないことが多かったので、しばらくこの類の本を読むのをやめていた。
最近になって、いよいよ仕事の管理の仕方がよくわからなくなってきたので、改めて本屋で手にとって眺めてみて、その人の一生懸命さが伝わったので、買った。そう、こういう本は、適当に書き散らかした感じの本が多くて、それも読むのがいやだった理由。あちこちにあるような、一般的なタイムマネジメントの知識の断片や手帳の種類の紹介、出版当時は最新だったのであろうITを紹介して、お茶を濁している感じ。お前ら知らないだろうから教えてやっている、という安易な空気が伝わってきて、嫌なのだ。タイムマネジメントそのものが目的化しているようで、マニアックな感じも好きになれない。その点、この本の著者は、本当に色々やってみたんだろうなぁ、というのが読み取れるのと、自分なりの工夫が見える。一見読み流しそうなところも、改めて良く読んでみると、得るところがある。
ただ、実際にやってみるとすぐに困るだろうなという仕事上の状況（発生する日々の案件の中で手帳に落とせないだろうなと思う使い方）があったりもした。それは、仕事の内容が、それぞれ違っているからなのだと思う。毎月がルーティン業務に近い経理の仕事と、企画の仕事では、仕事の流れとボリュームのつかみ方が全く違うと思う。そして、企画の仕事の場合も、大抵、スタートと締め切りと進行する集団という枠組みがある。クリエイティブな仕事の場合には、ゼロから何かを生み出すだろうし、あるテーマを深化させる仕事の仕方をするケースも多いだろう。著者の場合は、企画中心であると思われるため、各案件のプロジェクト化と新規企画の着想に、重点が置かれているのではないかと思う。
自分の仕事の種類は、どのようなものか？これが、最初に考える課題かもしれない。これが明らかにならないと、仕事の進め方が決まらず、その記録方式も決まらないのだろう。この本を読んで、なるほどと思っていくつかの方法を取り入れようとして、頭の中は大混乱になった。ここしばらく考えていた方法を、再び組み直すことになりそうだ。
2010年8月23日0:23
「結果を～」ノートの構成
その本の著者の方法は要約すると次のとおり。
使用するノートは
①母艦ノート：すべてをここに集約するノート。コクヨの大学ノートに時系列で書く。
②メモ：小さいメモ用紙またはポストイット。タスク管理とアイデア出しに使う
③スケジューラー：コクヨのマンスリーカレンダーの薄いノート
その他、ノートにポストイットを貼るルールや、ペンの色を記載した時毎に変える方法、はがせるシールを使ってタスクを移動する方法、PCとの連動等が書かれている。
特徴的なのは、検索する時に、時系列のノートを基軸にして、自分の中にある時期のイメージを検索項目として使うこと。ハードに頼り切らないところが、自然な感じがして面白い。
その他、読書メモをどのようにつけているかとか、デジカメの活用等が書かれている。どれも完璧を求めない感じで、その緩さが、何となく好感が持てる。資格取得についても書かれていた。
アイデアの断片は、まとまりがなくていいから書く。それを、中心になるノートに貼って育てる。
生み出すためには、項目をメモ用紙にして持ち歩いていて、自分で書いた問いに、合間時間で答える。この育てるという感じがいい。
いくつかの方法は、自分でも何となくやっていたことでもあり、あらためて自分のルール化すると、形になるかもなと思った。
2010年8月23日1:22
で、改めて自分の仕事とノート構成を考えてみる
仕事の内容は改めて考えると結構複雑かもしれない。
だいたい次のような種類のことをやっている。
１．事業企画（決まっているのは予算と数値目標のみ）あとはすべて未定
２．年間の計画案を考える（これは企画に近い仕事）
３．組織作りと仕事の仕組み作り
４．職員のマネジメントと育成
５．事業全体の進捗管理
６．日々発生する案件（自らがプレーヤーでありコーチであり監督である。対象はコーデと派遣と企業と機関とユーザー）
７．日々発生する委託元団体からの要請、データ分析、資料作成
８．機関連携
９．ニーズ分析
１０．広報活動
１１．プレゼンテーション資料作成
１２．電話受け～細かい連絡調整
１３．毎月の派遣員６０名への支払い業務
１４．労務管理
１５．法人関連の会議や役割等
１６．スーパービジョン
１７．研修事業等年間のルーティン業務、プロポ案作成、事業計画報告予算決算
１８．日常の経理帳票取り扱い
１９．諸決裁
２０．設備管理等
２１．相談受け
２２．派遣調整とスケジューリング
２３．クレーム対応
他にもまだまだあるのだろう。
大体同時進行の案件が２０くらい。これは小さい案件単位で２０。年間ですべきことで進捗している物を含めると４０位か。その他、他の人の業務の進捗を追跡しているケースが、同時に２０件くらいある。
前回手帳に落とし込んで考える際に抜けているのが、案件ごとのフォルダ。上記のような案件が複数同時進行しているため、大きなくくりがある案件は紙フォルダに題名を書いて、その中にどんどん投げ込んでいる。
ずっと何とかしなければと思っているのは、フォルダが全部でいくつあって、並行して進んでいるかを、勘で管理していること。スケジュールと連動しているものは、期限がわかるので忘れてしまうということはないのだが、漠然とした焦りが残る。１フォルダの中に１枚要約用紙を入れておけばよいのかと思ったり、並行案件掌握用紙というのを作ってみたりしていた時期もあるが、日々、それぞれが進んでいくので、毎日更新しなければならず、あまり機能しない。作成した日に、ちょっとすっきりする程度のもの。このフォルダのインデックスと進捗管理表が必要だと思っている。
今回読んだ本では、母艦ノートと呼ばれるものが、これに当たるのだと思う。私が時系列ですべてを並べた場合には、この方法は、１案件１ページまたは見開きページを原則としているので、案件数分の莫大なページを消費するのと、終わったものや様々なレベルの案件が混在して、まず把握ができなくなると思う。だから、もしこの方法を取るのであれば、好きではないが、バインダーやファイルで、紙が取り外せる方法を取るしかないだろう。ただ、この方法の１案件をPJ化する方法は、全体像と進捗をつかめるので可能性があるやり方かもしれない。
それともう一つ日々気になっていたことは、例えば会議や打ち合せ中に、やるべきことが発生することがよくある。これを、どのタイミングでどこに書くのか。様々な打ち合わせに参加するので、今は打ち合せごとにA4の方眼紙にメモを書くことが多い。そのメモは、各フォルダに投げ込まれてしまうのと、後で見直してやることを転記する時間がとれないことが多い。たいていは急ぎの事項なので、翌日等にすぐにやってしまうが、結局それは場当たり的な対処であって、スケジュールの中に落とし込まれている訳ではない。日々の優先順位の高い物から順にこなしていると、結局、日々発生するタスクに追われて毎日が過ぎていく。これが、焦りと充足感が得られない一つの原因かもしれない。
他には、日々発生する電話受けや調整を含めた業務、これはPJ化するものではないし、かといってメモ用紙に書くと、なくしてしまうだろう。いつもメモ用紙をその後どうするかを迷う。捨てて良いものか、転記するものなのか。とにかく行き先が決まらない。小さいので困る。手帳に貼ると汚い。そもそも何のメモだかわからない電話番号等もある。
あと、今ノートで始めた気づきを書く場面を、どこに持ってくるか。全部の案件をPJ化する時には、日々のTaskを書く場所と、気づきを書く場所がない。スケジューラーはスケジュール管理に特化しているものなので、書くスペースがない。Taskは一日に３０以上あるので、スケジューラーに書けるものではない。終わったら残す必要がないメモでもある。
私の仕事にあてはめて考えると、多分必要なのは
１．プロジェクトシート（相当なものまでPJの概念には落とせる）
２．スケジューラー（＆PJ化のIndex）
３．要約（これが今の日々の気づきを含めたメモ）
→ここから発想のメモがたくさん生まれる
→これをPjに入れて育てる
４．日々のタスクリストやメモ（これは実施後は残さなくても良い）
で、実際の流れに当てはめると複雑になるのだが、
１つの案件が発生する。その際に、その案件は内容により
①Pj化するか②そのままTaskリストに記載されるか③メモとして書かれる。
①Pj化した場合には、Pj下にスケジュールが立つ。時間と内容を見積もって、スケジューラに落とし込む。そして、細かいTaskリストができる。これが日々のリストの元になるもの。②のリストに載ったものは、そのまま実施、③はPj化はしないが残すもの。
で、各案件を実施中にはPj用紙に進捗を書く（今までの要約の一部がこれに移行する）。更にTaskが発生すればそれはリストに行くし、要約から気づきのメモが生まれてそれがPJ化することも。
結局様々な仕事の流れが、複合的にからんで発展する形を取ることになる。この流れが一定化しない所が、管理の難しさ。それと、細かいルーティンの仕事等が、スケジュールに落とし込まれずに、なし崩しに実施されている点も、本当は問題なのだろうな。
2010年8月23日1:28
買ったらすぐ読む、使う
買った物に値札をつけたままにして置いておいたり、買った本を袋から出さないようなことが、今までよくあった。当たり前だが、それは無駄なので、すぐに使ったり読んだりするように、やっとなってきた。今まで、時間がないので、とりあえず買っておこうという風にして、物がたまっていたのだと思う。時間ができた訳ではないが、お金を使って自分に対して投資しているわけだから、そこから何にせよ得ないと、もったいないのかもしれない、と思うようになった。そして、使って、いらなければどんどん捨てようと。
今まで、着ないでしまってあった服も、この夏はとりあえずどんどん着てみている。着てみると、意外と使いやすかったりする。
そんなんで、買った本をすぐに２冊読んだ。読んだらさっさと消化しないと、自分の中で風化しそうだ。風化するのであれば、それもいいのだろうけど。
とにかく、今を充実して過ごそう。
2010年8月23日1:31
体重の増減
食べた量と関係なく、体重が増えたり減ったりしていて解せない。運動したのに体重が増えていることがある。相当無茶な食べ方をしたのに、体重が選っていることがある。それは、どうも運動以外の行動によるのではないかと、思い始めている。体を起こしていた日、外出した日は、それなりにカロリーを消費しているのかもしれない。軽くでも自転車に乗ると、違うのかもしれない。
今日は水が柔らかく感じた。そして水に乗れた。これも理由がわからないけれど、稀にそういう日がある。
2010年8月24日1:56
今日からのノートの変更点
・スケジューラーは生かしておくものなのでそのまま。
１案件１シートに移行するようにA4-4穴という変則規格（外国で主流）の革のファイルを持参。職場でファイルに付属の簡易パンチで今日必要な書類に穴を開けて外の支援に持参。資料を繰って見られるので意外と便利。ただ簡易パンチがとても使いにくいもので能率が悪いので、訪問先企業駅近くの大きい文房具屋に行って４穴パンチを職場用と自宅用と二つ買った。持って帰るのにかなり重かった。それと二つの大手文房具店にも１種類しか置いていない４穴のファイルも三冊買った。
毎日のやることを書き出しているリストも面倒なのでA４の紙に書いてファイルに挟んだ。気づいたことのノートは、そのまま持っているものの、結局案件ごとに気づきを書いてしまえば、もしかしたら不要？
明日は、進行中の案件のシートを作成してファイルし、フォルダとの連携関係を作るのを、空いた時間にやろう。明日は事務所に一人で留守番だから。それと、明日やらなければならないのは、９月にあるシンポジウムの資料作りと、あさってやり取りする聴こえない人と話すため、手話の予習。
2010年8月25日0:48
記録用紙を作った
１案件１シート方式をやってみるために、その用紙を作った。書式は簡単なもので、白紙のA4コピー用紙横使いで
・題名と日付け欄（スタートと終了）
・用紙の下に内容を示すインデックス用の項目
・用紙の右に種別を示すインデックス用の項目
・用紙の上の方に小さな項目メモ欄
・穴あけ位置を示す線
簡単に言うと、白紙に小さい四角が、隅の方にいくつか並んでいる感じ。そしてその四角も、記入欄を邪魔しないように、かなり薄いグレーで印刷してある。このままでしばらく行けそうなので、とりあえず白紙に２０枚印刷。方眼の方が記入しやすいかとも思い、市販のプロジェクトペーパー１冊分にも印刷してみた。穴を開けてストックした。
毎日のやることリストも同じ用紙に書くことにして、インデックスで分けるようにした。様々な記録類も同じ用紙、気づきも同じ用紙。これは結構すっきりするかもしれない。
で、どうやって使うかというと、例えば明日訪問する企業があるが、訪問が決まった時点で、その企業名を書いた用紙を作ってしまう。作るといっても用紙の下にある四角に、企業名と日付けを書くだけだけど。
そして準備するもの、先方の連絡先、当日に同行する者の携帯番号等を、上のメモ欄に書く。ついでにどんな話をするつもりかとか、予想される展開をメモしておく。
この時点で発生した作業を、日々に予定表のやることリストに加える。ここまでイメージしておくとかなり楽で、気持ちが追い詰められたり、漠然としたプレッシャーを感じ続けることが減ると思う。
そして当日、打ち合せをしながらメモを取る。その際には予め作った紙ではなく、別の詳細な記録用紙を使う（書式は同じで「記録」欄にマークするだけ）。大抵、打ち合わせの記録（メモ）というのは１～２ページ、多い時で４ページ位になる。
打ち合せが終わったら、数行のダイジェストを、前に作った方の用紙に、振り返りながら書く。印象や気づいたこと等もできるだけ書く。その際に、新たに発生したやること等も書き出しておく。次回に同じ訪問先での打ち合せあれば、同じダイジェスト用紙に書く。
当日の詳細な記録は、案件別のフォルダに入れておき、必要な時があれば持ち出す。普段持ち歩くファイルには、ダイジェスト用紙を入れる。このようにすると、並行している案件数分だけのダイジェスト用紙が、常に手元にあることになる。
これが大体のやり方だ。今日やることのリストも、まだ形になっていないアイデアも、普段課題に感じていることも、原則として１枚の用紙に１つ書くことにする。例えば「お客さんを増やすにはどうしたらいいか」とか、「職場のベランダに花を植える計画」とか、「手話ができるようになるプロジェクト」とか。何でもプロジェクトにするつもりで書いてみて、どうやって取り組んだらいいかも、その用紙の上で色々考えてみる。あまりにも短い漠然とした感想であれば、漠然と思うことリスト、という用紙を作ってしまえばいい。
2010年8月25日1:10
この人
なんでかな？
この人が気になる。
2010年8月29日23:36
視野が二重
またやってしまった。今回はまずいなと思いつつ、少し予兆もあった。職場で１名が夏休み、１名が病休で、１名が病人。どうにも仕方なかった。
今回は、経験があるので、気持ちにも少し余裕があるが、どう対処しようか。
